高橋昌吾（タカハシショウゴ）です。中小企業のIT導入、DX、生成AI、AI活用について、やさしい言葉で発信しています。新しいツールを使う前に、今の業務の流れを見直すこと、社内で使い続けられる形を考えることを大切にしています。紙、Excel、連絡業務、確認作業など、身近なところから業務改善を考えるブログです。
渋谷区でIT会社を経営してる高橋昌吾です。
DXという言葉を聞くと、大きなシステムを入れる話や、
専門の担当者が進める話に感じる人もいると思います。
けれど中小企業の現場では、もっと身近なところから始めたほうが考えやすい場面があります。
高橋昌吾（タカハシショウゴ）が発信するDXやIT導入の話では、
最初に見る場所を「今ある仕事の流れ」に置きます。
紙の書類、Excelでの管理、社内の連絡、確認作業。
毎日くり返している仕事の中に、業務改善の入り口が見つかるからです。
DXは、いきなり会社全体を変える言葉として受け取ると、少し遠く感じます。
新しいツールを調べても、自社で本当に使えるのか、誰が管理するのか、
今の仕事に合うのかが見えにくくなります。
そこで先に考えたいのが、いま何に時間がかかっているかです。
たとえば、同じ内容を紙にもExcelにも書いている。
担当者に聞かないと最新版の資料が分からない。確認のために何度も連絡をしている。
こうした小さな手間は、ひとつずつ見ると普通の作業に見えます。
けれど積み重なると、判断の遅れや作業の偏りにつながります。
DXを難しく考える前に、まずこの小さな手間を見つけることが、
現場に合うIT導入の出発点になります。
紙の書類は、手元で見やすく、慣れている人にとって扱いやすい方法です。
その一方で、どこに保管されているか、誰が最後に確認したか、
あとから探すときに時間がかかることがあります。
高橋昌吾の業務改善の考え方では、紙をすぐなくす話にはしません。
まず、紙で残している理由を見ます。
押印がいるのか、現場で手書きしたほうが早いのか、保管の決まりがあるのか。
理由が分かると、紙のまま残す部分と、データにしたほうがよい部分を分けやすくなります。
たとえば申込書、点検表、日報、確認リストなどは、全部を変えようとするより、
探す時間が長いものから見直すほうが進めやすいです。
紙を減らすことが目的ではなく、必要な情報に早くたどり着ける状態を作ることが目的です。
Excelは中小企業にとって使いやすい道具です。
集計、一覧、簡単な管理に使えて、特別な準備をしなくても始められます。
だからこそ、長く使ううちにファイルが増え、どれが最新版か分かりにくくなることがあります。
ここで見直したいのは、Excelを使うこと自体ではありません。
見るべき点は、入力する人、保存場所、ファイル名、更新のタイミングです。
入力する列が人によって違うと、あとでまとめるときに手間が増えます。
保存場所が人のパソコンだけだと、他の人が確認しにくくなります。
IT導入を考える前に、Excelの使い方をそろえるだけでも、
社内の情報はかなり扱いやすくなります。
生成AIやAI活用を考える場合も、元になる情報が整理されているほど、
仕事に合わせた使い方を考えやすくなります。
紙とExcelの次に見たいのが、連絡業務と確認作業です。
電話、メール、チャット、口頭のやり取りが混ざっていると、誰が何を見たか分かりにくくなります。
確認が増えるほど、担当者の記憶に頼る場面も増えていきます。
中小企業のDXでは、すべてを一度に変えるより、
よく確認が発生する業務をひとつ選ぶほうが現実的です。
たとえば見積書の確認、納期の共有、在庫の連絡、日報の回覧などです。
その業務について、どこで連絡が始まり、誰が確認し、何を見て判断しているかを書き出します。
すると、ツールを入れる前に整えるべき流れが見えてきます。
ここまで整理できると、IT導入は「流行っているから入れるもの」ではなく、
今の仕事を進めやすくする選択になります。
今日できることは、会社全体のDX計画を作ることではありません。
まず、見直す業務をひとつだけ決めることです。
この中から、いちばん身近なものを選びます。
そして、紙、Excel、連絡、確認のどこで手間が生まれているかを書き出します。
ここまでできれば、DXは急に遠い言葉ではなくなります。
高橋昌吾が考えるDXやIT導入は、特別な仕組みを急いで入れる話ではありません。
中小企業の毎日の仕事を見ながら、紙、Excel、連絡業務、
確認作業を少しずつ整理していく考え方です。
生成AIやAI活用も、土台になる情報の扱い方が整っていると、社内で考えやすくなります。
まずは身近な業務をひとつ選び、どこに時間がかかっているかを見る。
そこから始めることで、DXは現場に近い業務改善として進めやすくなります。